Email khó viết nhất không phải email dài - mà là email từ chối: từ chối lời mời họp, từ chối đề nghị hợp tác, từ chối nhận thêm việc. Viết thẳng thì mất lòng, viết vòng vo thì mất 30 phút.
Bí mật
Đừng bảo AI “viết email từ chối”. Hãy cho nó 3 thông tin: bạn từ chối điều gì, lý do thật, và mối quan hệ bạn muốn giữ. Dán prompt này vào ChatGPT hoặc Claude:
Viết giúp tôi email từ chối bằng tiếng Việt, giọng lịch sự nhưng dứt khoát.
- Tôi từ chối: [lời mời tham gia dự án X]
- Lý do thật: [đang quá tải dự án Y, không muốn làm hời hợt]
- Tôi muốn giữ quan hệ: [vẫn sẵn sàng tư vấn nhanh khi cần]
Email ngắn dưới 120 chữ, không xin lỗi quá 1 lần, kết bằng một đề xuất thay thế.
Vì sao prompt này hiệu quả
Ràng buộc “không xin lỗi quá 1 lần” là chìa khóa - email từ chối dở thường dở vì xin lỗi quá nhiều, khiến người đọc cảm thấy bạn có lỗi thật.
Phần “đề xuất thay thế” biến lời từ chối thành lời mở: bạn không đóng cửa, bạn chỉ đổi cửa khác. Người nhận giữ được thể diện, bạn giữ được thời gian.
Làm ngay trong 60 giây
Mở email bạn đang trì hoãn trả lời, điền 3 dòng trong ngoặc vuông, dán vào AI. Đọc lại một lần, sửa xưng hô cho đúng, gửi.