Đòi công nợ là việc nhạy cảm: nhắc nhẹ quá thì khách phớt lờ, nhắc nặng quá thì mất quan hệ. Bí quyết là leo thang dần - mỗi giai đoạn một giọng khác nhau. Đây là 4 mức email, mỗi mức một prompt để bạn dùng đúng lúc.
Mức 1 — Nhắc nhẹ trước hạn
Một email thân thiện trước hạn vài ngày giúp khách không quên mà không thấy bị đòi.
Viết email tiếng Việt nhắc nhẹ một khách hàng về khoản sắp đến hạn thanh toán.
- Khách: [Công ty A] - Số tiền & hạn: [.../ngày...]
Giọng thân thiện, xem như nhắc giúp, không hề có ý đòi. Ngắn gọn, kèm thông tin thanh toán.
Mức 2 — Nhắc đúng hạn, lịch sự
Viết email tiếng Việt nhắc khách [Công ty A] về khoản [số tiền] đã đến hạn hôm nay.
Lịch sự, rõ ràng, đính kèm lại thông tin hóa đơn và cách thanh toán, hỏi xem có vướng mắc gì không.
Mức 3 — Quá hạn, rõ ràng hơn
Viết email tiếng Việt cho khách [Công ty A] về khoản [số tiền] đã quá hạn [số] ngày.
Vẫn chuyên nghiệp nhưng dứt khoát hơn: nêu rõ số ngày quá hạn, đề nghị thanh toán trước [ngày],
và mời trao đổi nếu có khó khăn. Tránh giọng đe dọa.
Mức 4 — Cứng rắn nhưng chuyên nghiệp
Viết email tiếng Việt nhắc lần cuối cho khách [Công ty A], khoản [số tiền] quá hạn [số] ngày
dù đã nhắc nhiều lần. Cứng rắn, nêu rõ hậu quả tiếp theo (tạm dừng dịch vụ / chuyển bộ phận xử lý)
một cách bình tĩnh, chuyên nghiệp, vẫn để ngỏ một cơ hội thanh toán cuối.
Một lưu ý
Trước khi dán, thay tên công ty và số tiền thật bằng ký hiệu nếu bạn dùng bản miễn phí (xem dùng AI an toàn). Và luôn đọc lại: email đòi nợ sai giọng có thể làm hỏng quan hệ làm ăn lâu dài.
Bắt đầu hôm nay
Chọn đúng mức cho khách đang nợ lâu nhất, điền thông tin vào prompt tương ứng và gửi. Có sẵn 4 mức, bạn không còn chần chừ “nên nhắc thế nào” nữa.